Как увеличить приток новых сотрудников на 40%. Кейс компании «Воркутауголь»
Рассказываем, как с помощью автоматизации найма компания свела к минимуму рутинные задачи и адаптировала воронки подбора под свои бизнес-процессы.
Спасибо, что вы с нами!
О компании
АО «Воркутауголь» — крупнейшее горнодобывающее предприятие России, расположенное на территории Печорского угольного бассейна, прилегающего к Полярному и Северному Уралу. Компания ведет добычу каменного угля на трех месторождениях Печорского угольного бассейна. В ее состав входят четыре подземные шахты, открытый разрез, обогатительная фабрика и вспомогательные предприятия.
6000+
сотрудников работает в компании
≈300
сотрудников нанимают в компании ежемесячно
Цель внедрения автоматизации подбора
«Воркутауголь» — крупное предприятие со сложными бизнес-процессами. Из-за специфики отрасли здесь высокая текучесть кадров. А когда необходимость в новых сотрудниках возникает регулярно, автоматизация подбора становится не просто желательной, а необходимой.
Результаты внедрения «Поток Рекрутмента»
На 60%
сократилось время на работу с кандидатами
На 40%
увеличилось количество нанимаемых сотрудников
Особенности найма в «Воркутауголь»
Подбором сотрудников занимается команда из пяти рекрутеров, которые централизованно закрывают потребности во всех юридических лицах предприятия. Это позволяет оперативно реагировать на запросы по самым разным направлениям — как массовым, так и точечным.
Основная часть вакансий — массовые рабочие позиции, в первую очередь специалисты для подземных и поверхностных работ. Но есть и точечный подбор, например, для инженерно-технических должностей.
Для поиска кандидатов используются все доступные инструменты. В основном это Headhunter, Superjob, Avito. Кроме того, компания активно сотрудничает с внешними подрядчиками: кадровыми агентствами и фрилансерами-рекрутерами. Еще один важный канал — собственная корпоративная газета.
Каким был процесс подбора до автоматизации
До внедрения «Поток Рекрутмента» процесс найма в компании «Воркутауголь» был довольно сложным и рутинным. Основным инструментом для ведения базы кандидатов и отчетности был Excel. Вся информация о соискателях хранилась в таблицах, что усложняло их обработку и анализ. Каждую неделю приходилось обрабатывать новые заявки вручную, на это уходили часы.
Также многие процессы замедляло бумажное делопроизводство. Например, заявки на подбор поступали еженедельно, и каждую из них нужно было не только обработать, но и подшить к нужным папкам, отсортировать, передать по подразделениям.
Что изменилось после внедрения «Поток Рекрутмента»
Ручная работа сократилась до минимума, что позволило HR-специалистам сосредоточиться на более качественном взаимодействии с кандидатами. Благодаря гибкости системы, удалось создать несколько воронок, которые идеально подошли под специфику компании. Остановимся подробнее на ключевых этапах подбора и на том, как возможности «Поток Рекрутмента» помогли ускорять их.
Удобная работа с заявками на подбор
В компании есть определенная роль HR, ответственного за каждое структурное подразделение. Этот специалист собирает информацию от начальников участков и руководителей отделов, формирует заявку и запускает ее на согласование внутри системы.
Благодаря гибким настройкам, система автоматически назначает ответственных за согласование сотрудников и выстраивает цепочку согласований с учетом специфики подразделения. Как только заявка утверждена, рекрутер берет ее в работу. Это позволяет быстро и без лишних задержек начать процесс подбора.
Единый подход к массовым вакансиям
Работа с однотипными вакансиями — ежедневная задача рекрутеров «Воркутауголь». Чтобы не создавать одну и ту же вакансию несколько раз, компания использует модуль массового подбора.
Эта опция позволяет объединять одинаковые вакансии в одну группу: например, все заявки на подземных горнорабочих собираются в единый пул. Благодаря этому рекрутеры видят сразу всю картину — сколько специалистов требуется, сколько уже найдено и сколько кандидатов сейчас на каждом этапе отбора. Система автоматически считает, сколько человек направлено в подразделения, и сколько еще позиций нужно закрыть.
Мгновенный сбор информации по кандидатам
Система «Поток Рекрутмент» значительно упростила работу с кандидатами благодаря удобной форме анкеты кандидата. Уже на этапе входа в воронку кандидат автоматически получает анкету, специально настроенную под задачи компании. В эту анкету подгружается вся нужная информация из карточки кандидата: ФИО и актуальный e-mail.
Когда кандидат переводится в статус запроса документов, он получает письмо с персональной ссылкой на анкету. Здесь он может заполнить все необходимые поля, загрузить требуемые документы и дать согласие на обработку персональных данных одним кликом.
Гибкое создание офферов
При создании оффера часть данных автоматически подтягивается из карточки кандидата: ФИО, контактные данные, выбранная вакансия и другая важная информация. Но для некоторых пунктов — таких как уровень оплаты, график работы, подразделение, — предусмотрены отдельные поля для ручного заполнения. Это удобно, если по определенном кандидату или позиции требуется индивидуальный подход или нужно внести корректировки.
В результате рекрутеры могут быстро подготовить и отправить оффер, не тратя время на перепроверку стандартных данных, но при этом легко адаптировать предложение о работе под конкретную ситуацию.
Прозрачное взаимодействие с кандидатами
Теперь все отклики и переписка с соискателем собраны в едином окне — не нужно вручную искать, с какой вакансии пришел кандидат или какую обратную связь он уже получал.
Вся история общения хранится в системе. Рекрутеры могут быстро посмотреть, на какую вакансию кандидат откликнулся, какие вопросы задавал, какие ответы уже получил и на каком этапе сейчас находится. Если нужно — можно сразу перейти в чат с кандидатом, продолжить диалог или отправить информацию напрямую в WhatsApp.
Прогнозирование и контроль найма с помощью аналитики
Рекрутеры и руководители могут анализировать процесс найма с разных сторон. Например, в отчетах уже настроены дополнительные фильтры, которые позволяют отслеживать кандидатов по гражданству или участию в реферальной программе.
Кроме стандартных показателей, аналитика учитывает и специфические запросы руководителей. К примеру, можно в любой момент узнать, сколько кандидатов сейчас проходят медкомиссию, какие заключения уже получены, и когда ожидать их выхода на работу. Все эти данные доступны в несколько кликов, что позволяет более точно прогнозировать сроки закрытия вакансий и оперативно реагировать на изменения.
С внедрением «Поток Рекрутмента» мы смогли выстроить четкую иерархию направлений подбора внутри системы. У каждой группы вакансий — своя воронка и свои этапы. Мы настроили эти воронки, и теперь можем вести кандидатов автоматически, задавать статусы по умолчанию и не тратить время на ручное обновление и сведение данных.
Особенно удобно, что у нас теперь три разные воронки: для подземных рабочих профессий, для поверхностных и для бэк-офиса. Мы разделили их, потому что у каждой группы своя специфика работы. Такой подход позволяет нам более прицельно работать с откликами и не терять кандидатов.
А пока подпишитесь на наш чат-бот — он будет регулярно присылать полезные посты про управление персоналом!
